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Regelung / Formulare

Durchführung

Grundlage der Bedarfsermittlung ist das Nachfrageprofil,  das möglichst gemeinsam mit den Betroffenen in den einzelnen Gemeinden erstellt wird.

Ebenso gibt es ein Angebotsprofil das denen zugesandt wird, die sich für einen solchen Gast-Dienst interessieren, und das sie ausgefüllt an die EZG zurückschicken.

Für beide Seiten gilt das Folgende:

Der von der EZG vermittelte Gast-Dienst geschieht

    • Als freiwilliger Einsatz in Gebieten, in denen eine gegenseitige Vertretung unter den Gemeindepfarrern und -pfarrerinnen nahezu unmöglich ist. Gastdienst-Leistende helfen den im Verkündigungsdienst Tätigen. Bei Urlaub, Krankheit, Kur, Fortbildung oder Vakanzen stellen sie sich zur Verfügung.
    • Auf ausdrücklichen Wunsch einer Kirchengemeinde (Pfarramt, Gemeindekirchenrat = GKR)
    • Mit Zustimmung des betreffenden Kirchenkreises (Superintendentur)
    • Bei genereller Kenntnis der Landeskirche, in welcher solche Dienste erwünscht sind
  1. Der Dienst geschieht unentgeltlich, jedoch gegen
    • freie Unterbringung (Logis, ohne Verpflegung, aber mit Kochgelegenheit)
    • Erstattung der Fahrtkosten im Dienstbereich
    • Auf Kosten der An- und Abreise, sowie eines Vor-Besuchs wird gegen Spendenbescheinigung verzichtet
    • Freie dienstliche Benutzung des Büros (Telefon, Fax, Porto etc.)
    • Versicherungsschutz im Rahmen der Sammelversicherungsverträge (ECCLESIA)
  2. Der Dienst umfasst – als subsidiärer und temporärer Hilfsdienst – in der Hauptsache Gottesdienste, Amtshandlungen, Seelsorge (Sprechstunden, Geburtstags-, Kranken-, Krankenhausbesuche), sonstige Veranstaltungen (z.B. Bibelstunden)
  3. Verwaltungstätigkeit ist über ein Mindestmaß hinaus weder erforderlich noch erwünscht, abgesehen von unvorhergesehenen Vorgängen. In diesen Fällen und generell ist der offizielle Vakanzvertreter zuständig und einzuschalten bzw. der amtierende GKR.
  4. Rechtzeitig vor Dienstbeginn ist vom Dienstort aus Kontakt mit der/dem Gastdienst-Leistenden aufzunehmen. Auch sollte er/sie möglichst schon einmal die Gemeinde besuchen zum persönlichen Kennenlernen wie zum Anschauen örtlicher Gegebenheiten (Unterbringung).
  5. Ein Antrittsbesuch zu Dienstbeginn beim Superintendenten, evtl. auch im Verwaltungsamt ist nicht erforderlich, jedoch telefonische Meldung zum Dienstbeginn. Umgekehrt sollte die/der Dienstleistende zum Pfarrkonvent (bzw. Konferenz der Dienste und Werke) oder zu Dienstbesprechungen eingeladen werden, sofern sie in die Gastdienstzeit fallen.
  6. Aus dem ersten Gastdienst könnte sich ein wiederholter Dienst im Sinne einer Partnerschaft ergeben, was organisatorische Probleme beiderseits verringerte.
  7. Abgesehen von den unter Punkt 1 genannten Einsätzen lassen sich weitere Möglichkeiten der Mithilfe denken:
    • Gemeinsam mit den örtlichen Kräften durchgeführte Besuchsdienst-Aktionen
    • Aushilfe auch während längerer Gemeinde- oder Studienfahrten
    • Mitwirkung bei einer Bibel-, Missions- oder anderen kirchlichen Festwoche
    • Begleitung von Rüstzeiten, Jugend- oder Seniorenfahrten
  8. Nach Abschluss eines Gastdienstes ist ein kurzer Bericht wünschens-wert, zumal wenn er Kritik oder Verbesserungsvorschläge enthält.
  9. Alljährlich findet ein EZG-Konvent statt, auf dem gemeinsam geistliche, theologische und praktische Fragen besprochen werden.

Vor dem Dienst

  1. Vermittlung
    Nachdem vom EZG-Büro mit den Partnern – zumeist telefonisch – die ersten Absprachen (besonders der Termin des Gastdienstes) getroffen sind, erhalten beide „über Kreuz“ Nachfrage- und Angebotsprofil zugesandt. Der/die Nachfragende nimmt sodann – bitte recht bald! – die direkte Verbindung mit dem/der Anbietenden auf, auch zur Verabredung eines Vor-Treffens. Das hat sich bewährt.
  2. Vereinbarung
    Sind sich beide in Bezug auf die gegenseitigen Erwartungen so weit einig geworden, füllt zuerst

    • Der/die Anbietende die Vereinbarung aus und schickt sie dem/der Nachfragenden
    • Der/die Nachfragende sendet sie, unterschrieben, an das EZG-Büro
    • Das EZG-Büro reicht die Vereinbarung, ebenfalls unterzeichnet, an die zuständige Superintendentur
    • Die Superintendentur zeichnet zuletzt gegen, schickt die Kopien an die drei Beteiligten und behält das Original bei den Akten.

    Das Verfahren ist bewährt und auch bei erneutem Einsatz am selben Ort rechtlich nötig.

  3. Unterbringung
    Für den Gastdienst-Leistenden ist eine angemessene Unterkunft vorzusehen: ausreichend geräumig, sauber und aufgeräumt. Ohne kostenlose Unterkunft ist der Gastdienst hinfällig. Sie sollte beiderseits auch mit dem je eigenen Partner geklärt sein, damit die Vermittlung nicht unvermutet daran scheitert.
  4. Absprachen
    Beiderseits sind vorher möglichst klare Absprachen zu treffen: was erwartet wird, was leistbar ist oder nicht. Es gilt, gegenseitig die Chancen wie die Grenzen zu respektieren. Festgelegte Arbeitsfelder sollen nicht ohne Not und nicht ohne vorherige Absprache verändert werden. – Jedenfalls erweist sich für genaue Absprachen bei Dienstantritt eine „Überlappung“ von ein bis zwei Tagen als sinnvoll.

Für den Dienst

Folgende Aufgaben sollte der/die Gastgebende unbedingt rechtzeitig erledigen:

  1. Die Gemeindekirchenräte aller Gemeinden des Kirchspiels müssen vorher informiert sein. Es sollten auch einige von ihnen den Dienst des Gastes begleiten (als Ansprechpartner). Ein Hinweis im Gemeindebrief (und Schaukasten) möglichst mit Bild des Gastes hilft sehr. Optimal wäre zu Beginn des Gastdienstes ein informelles Treffen („Empfang“) mit den Aktiven im Pfarrhaus.
  2. Adressenliste: Unverzichtbar ist, dass der/die Gastdienst-Leistende eine zuverlässige Liste von Adressen mit Telefonnummern aller (darüber informierten) Ansprech-Personen in allen zu bedienenden Gemeinden/Predigtstätten vorfindet (möglichst mit Ersatz-Person). Die „Kerngemeinden“ sollten über den zu erwartenden Gastdienst-Leistenden und seine Aufgaben etwas genauer als die Allgemeinheit vor-informiert sein.

Wer übernimmt das Risiko, falls eine durch die EZG vermittelte Vertretung aus menschlichen oder anderen Gründen scheitert?

Es handelt sich in jedem Falle um eine zivilrechtliche, auf schriftlichen oder mündlichen Abreden beruhende Vereinbarung zwischen den beiden Partnern, d.h. zwischen Kirchengemeinde und Diensttuendem, die alle sich daraus ergebenden Pflichten und Lasten, soweit sie nicht versicherungsrechtlich abgedeckt sind, übernehmen. Die kirchenaufsichtlichen Rechte der gastgebenden Landeskirche bleiben unberührt (z.B. Dienstaufsicht durch den Kirchenkreis).