Wer in Ihrer/seiner Kirchengemeinde einen Gastdienst wünscht, erstellt ein Nachfrageprofil. Darin gibt sie/er Auskunft über den gewünschten Zeitraum und den Grund der Vertretung, über die eigene Gemeinde und über die Aufgaben, die die/der Gastdienstleistende wahrnehmen soll.
Wer Gastdienste übernehmen und bei der Evangelischen Zehntgemeinschaft mitarbeiten möchte, füllt ein Angebotsprofil aus. Darin macht sie/er einige Angaben zur eigenen Person und zum jeweiligen Umfang des Dienstes.
Nach Beendigung ihres Gastdienstes werden die Gastdienstleistenden gebeten, einen Auswertungsbogen auszufüllen, in dem sie über ihre Erfahrungen berichten.